Gestão e manutenção de frotas: ferramentas, indicadores e dicas

A gestão e manutenção de frotas é um dos pontos mais importantes em qualquer processo logístico. Esse aspecto pode poupar tempo, verba e trabalho da equipe, tornando o processo logístico mais eficiente como um todo.

Mas, afinal, como fazer uma boa gestão e manutenção de frotas? Para entender mais, conversamos com Guilherme Juliani, CEO do Grupo MOVE3, grupo especialista em logística. Vamos conferir? Continue lendo e saiba mais dicas operacionais para sua gestão e manutenção de frotas!

O que é a gestão e manutenção de frotas?

Segundo Juliani, “A gestão e manutenção de frotas é um processo interno em que a frota de veículos da empresa é gerenciada, com foco no controle das atividades sendo realizadas por cada veículo para que sejam programadas despesas com combustível e manutenção, assim como para as manutenções serem feitas na hora certa – o que, por sua vez, também exige controle de quilometragem, por exemplo.”

Complementando essa visão, a gestão e manutenção de frotas é, portanto, um pilar estratégico que vai além do simples controle operacional. Ela impacta diretamente a disponibilidade e a confiabilidade da operação logística.

Ao garantir que os veículos estejam em condições ideais, a gestão eficaz reduz o tempo de inatividade não planejado (o downtime), aumenta a segurança dos condutores e assegura o cumprimento de regulamentações ambientais e de trânsito.

Para o gestor, isso se traduz em otimização do Custo Total de Propriedade (TCO) de cada ativo e na transformação da frota, de um centro de custo, em uma vantagem competitiva que garante a pontualidade e a eficiência nas entregas.

O que é um sistema de gestão de frotas?

Um sistema de gestão de frotas é uma solução digital que auxilia as empresas no monitoramento, controle e otimização de veículos e motoristas. Por meio de ferramentas como rastreamento por GPS, telemetria veicular e relatórios de desempenho, o sistema oferece uma visão abrangente sobre o funcionamento da frota.

Esses sistemas ajudam a acompanhar o uso de cada veículo em tempo real, identificar padrões de comportamento dos motoristas e otimizar rotas, além de garantir que a frota esteja em conformidade com as normas de segurança e regulamentações.

Assim, os gestores têm embasamento para tomar decisões informadas, melhorar a eficiência operacional e reduzir custos com manutenção e combustível. O resultado é um processo de gestão de frotas mais eficiente, transparente e com menor probabilidade de falhas ou imprevistos.

Como funciona a gestão e manutenção de frotas?

A gestão de frotas envolve a administração de todos os veículos de uma empresa, abrangendo desde o monitoramento até o planejamento e controle de manutenção preventiva.

A gestão de motoristas também é uma parte fundamental, garantindo que os profissionais sigam as melhores práticas de direção e segurança, além de otimizarem o uso de combustível e o tempo de viagem.

Para que a gestão de frotas seja eficaz, é necessário o uso de tecnologias na logística como rastreamento por GPS e telemetria veicular para monitorar o desempenho dos veículos. Essas ferramentas permitem que os gestores identifiquem problemas de desempenho e falhas mecânicas antes que se tornem críticas.

Qual é a função de um gestor de frotas?

Um gestor de frotas é responsável por supervisionar o funcionamento diário dos veículos e motoristas de uma empresa. Ele deve planejar as manutenções preventivas, otimizar rotas de entrega, controlar combustível e promover a segurança de frotas, além de analisar os dados de desempenho dos veículos e motoristas.

Uma das principais funções do gestor de frotas é também lidar com as questões administrativas, como a renovação de licenças de veículos e a gestão de documentos, além de coordenar o treinamento contínuo dos motoristas para que sigam as normas de segurança e condução adequadas.

Veja também: As principais habilidades do profissional de logística

Qual é a importância de uma gestão e manutenção de frotas eficiente?

A nosso convite, o CEO da MOVE3 elencou os benefícios que uma gestão de frotas eficiente traz. Confira:

Uma boa gestão e manutenção de frotas ajuda em duas coisas essenciais para a empresa:

Redução de custos e melhora na qualidade do serviço

A redução de custos vem com o controle das despesas gerado por qualquer boa gestão de frotas – com manutenções na hora correta, é bem mais difícil um veículo parar e precisar de gastos maiores para ficar funcional, por exemplo.

Fazer um melhor desenho das rotas para evitar gastos desnecessários com combustível

A melhora na qualidade do serviço vem com uma maior disponibilidade e performance da frota, o que possibilita entregas mais rápidas e maior satisfação do entregador – seu tempo parece melhor aproveitado, sem o estresse de falhas no veículo com frequência.

dois caminhões dentro de estoque passando por gestão e manutenção de frotas

Quais são as ferramentas da gestão e manutenção de frotas?

Existem diversas ferramentas no mercado que ajudam na gestão de frotas, incluindo sistemas de rastreamento, plataformas de telemetria veicular, aplicativos de monitoramento de combustível e softwares de relatórios de desempenho.

Essas soluções digitais permitem o acompanhamento em tempo real dos veículos, analisando dados como consumo de combustível, velocidade, comportamento do motorista e condições mecânicas dos veículos.

Ferramentas de gestão de motoristas também são essenciais, pois ajudam a monitorar a direção dos profissionais e promovem a segurança de frotas, podendo garantir o aumento da produtividade a partir do acompanhamento do desempenho do veículo.

Como reduzir custos com a gestão de frotas?

Reduzir custos com a gestão de frotas envolve diversas estratégias, como a implementação de manutenção preventiva, a otimização de rotas e o controle rigoroso do combustível. Investir rastreamento por GPS e telemetria veicular permite monitorar o desempenho dos veículos e identificar áreas de desperdício.

Além disso, promover o treinamento contínuo dos motoristas e implementar políticas de segurança de frotas ajuda a mitigar o risco de acidentes e danos aos veículos. Outra estratégia importante é a análise de relatórios de desempenho, que permitem ajustes na operação para economizar no consumo de combustível.

Como a tecnologia pode auxiliar a gestão e manutenção de frotas?

Se no passado a gestão de frotas dependia de planilhas e da intuição do gestor, hoje ela é um ecossistema digital movido a dados. As soluções tecnológicas não são mais um diferencial, mas sim o “sistema nervoso central” da operação logística, transformando dados brutos em decisões estratégicas que impactam diretamente o Custo Total de Propriedade (TCO) dos ativos.

O poder dessas ferramentas não está em sua utilização isolada, mas na forma como elas se integram.

Telemetria avançada como olhos e ouvidos da operação

A telemetria é a base de tudo, indo muito além do simples rastreamento por GPS. Ela é a fonte primária de dados sobre a “saúde” do veículo e o comportamento do condutor. Em tempo real, ela coleta e envia informações vitais, como:

Categoria de Monitoramento	Indicadores Acompanhados
Performance do Veículo	Códigos de falha do motor (DTCs), temperatura, pressão do óleo, tensão da bateria e consumo real de combustível.
Comportamento do Condutor	Frenagens bruscas, aceleração excessiva, curvas acentuadas, tempo em marcha lenta (idle time) e excesso de velocidade.
Controle de Jornada	Identificação do motorista e monitoramento preciso do tempo de direção, paradas e descanso, garantindo a conformidade com a legislação (como a Lei do Motorista).

Software de Gestão (FMS) como o cérebro da frota

Os Sistemas de Gestão de Frotas (FMS – Fleet Management Systems) são as plataformas que recebem, processam e transformam o dilúvio de dados da telemetria em inteligência acionável. É aqui que o gestor atua. Esses softwares centralizam:

Funcionalidade	Descrição
Manutenção Preditiva e Preventiva	Em vez de esperar a quilometragem certa (preventiva) ou a quebra (corretiva), o FMS analisa os códigos de falha e os padrões de uso para antecipar problemas. Ele agenda manutenções automaticamente com base no uso real e na saúde do componente, maximizando o uptime (tempo de disponibilidade) do veículo.
Ranking de Motoristas (Driver Scoring)	Os dados de comportamento são compilados em pontuações, permitindo ao gestor identificar motoristas que precisam de treinamento em direção defensiva ou econômica (eco-driving), reduzindo custos com combustível e sinistralidade.
Gestão de Abastecimento	O software cruza dados da telemetria com os cartões de combustível, identificando instantaneamente desvios, possíveis fraudes ou abastecimentos em postos não homologados, além de calcular o consumo médio exato.

Roteirizadores inteligentes

Enquanto a telemetria informa onde o veículo está, os roteirizadores definem para onde ele deve ir da forma mais eficiente. Essas ferramentas otimizam as rotas de entrega considerando dezenas de variáveis, como janelas de entrega dos clientes, capacidade do veículo, restrições de circulação urbana e condições de tráfego em tempo real.

O resultado é uma redução drástica na quilometragem percorrida, menor gasto com combustível e mais entregas realizadas por veículo/dia.

Em suma, a tecnologia permite que o gestor de logística saia da operação “apaga-incêndio” e adote uma postura proativa. Ele deixa de gerenciar o veículo para gerenciar a informação que o veículo produz, garantindo segurança, sustentabilidade e, acima de tudo, rentabilidade para a frota.

Confira: Automação logística para otimizar recursos e reduzir custos de operações

A relação entre a gestão de frotas e a segurança no transporte

A gestão de frotas está diretamente relacionada à segurança de frotas. Um bom gerenciamento inclui o uso de tecnologias de rastreamento para monitorar o comportamento dos motoristas e garantir que sigam as normas de segurança. A manutenção preventiva também é essencial para evitar falhas mecânicas que possam resultar em acidentes.

Além disso, o treinamento constante dos motoristas sobre práticas de direção defensiva e o uso correto dos veículos aumenta a segurança no transporte. A gestão de motoristas, aliada a uma frota bem mantida, pode reduzir significativamente os riscos de acidentes e melhorar a segurança geral das operações.

Dicas para otimizar sua gestão e manutenção de frotas

Para transformar a teoria em prática, pedimos a Juliani que destacasse conselhos para quem quer avançar neste aspecto.

“Mais que tudo, é necessário ter um profissional capacitado à frente da gestão das frotas. Alguém responsável pela manutenção preventiva dos veículos, controle de despesas com manutenção e combustível, atento às métricas e indicadores da manutenção”, explica ele.

O CEO da MOVE3 complementa: “Softwares também podem ser úteis para auxiliar no gerenciamento, assim como para desenhar rotas mais econômicas para cada veículo.”

Indo além dessas recomendações essenciais, detalhamos um plano de ação para gestores que buscam a excelência operacional:

Adote a manutenção preditiva

A manutenção preventiva, citada por Juliani e baseada em quilometragem ou tempo, é o alicerce. O próximo nível, porém, é a manutenção preditiva. Utilizando os dados da telemetria (como vibração do motor, temperatura, códigos de falha e padrões de uso), os softwares modernos analisam tendências para antecipar uma falha antes que ela ocorra.

Isso permite agendar a parada no momento exato, trocando apenas o componente necessário, maximizando a vida útil das peças e, o mais importante, eliminando quase totalmente o tempo de inatividade não planejado (downtime).

Integre as ferramentas tecnológicas

A dica de ouro do CEO da MOVE3 sobre “softwares” é a integração. Evite “ilhas de informação”. Seu software de roteirização (que desenha “rotas econômicas”) deve “conversar” com seu FMS (Sistema de Gestão de Frotas). Seu FMS deve estar integrado ao seu sistema de telemetria e aos cartões de combustível. Essa integração permite, por exemplo, que o sistema identifique automaticamente se um motorista abasteceu fora da rota otimizada ou se o consumo registrado no cartão não condiz com o que a telemetria mediu no tanque.

Invista no treinamento do motorista

Nenhuma tecnologia de “rotas econômicas” funciona se o motorista não for treinado para segui-la ou se dirigir de forma agressiva. O gestor capacitado, mencionado por Juliani, deve usar os dados da telemetria como ferramenta de feedback.

Implemente o Driver Scoring: Crie um ranking de motoristas com base em dados de telemetria (frenagens, acelerações, velocidade em curva, tempo em marcha lenta).
Treine com Dados: Use esses relatórios não para punir, mas para treinar. Mostre ao motorista o impacto financeiro de manter o motor ligado em marcha lenta ou o risco de uma frenagem brusca.
Foque no Eco-Driving: Treinamentos em direção econômica podem reduzir o consumo de combustível e o desgaste de peças (pneus, freios) em até 15%.

Planeje o Ciclo de Vida do Ativo (TCO)

Uma gestão de frota otimizada sabe exatamente quando um veículo deixa de ser lucrativo. O gestor deve calcular o Custo Total de Propriedade (TCO – Total Cost of Ownership) de cada ativo. É crucial monitorar o ponto em que o custo crescente de manutenção de um veículo antigo começa a superar o custo de depreciação e financiamento de um novo.

“Esticar” a vida útil de um caminhão além desse ponto pode parecer econômico no curto prazo, mas o custo com downtime e reparos corretivos emergenciais geralmente se prova muito mais caro.

motorista de roupa azul verificando a gestão e manutenção de frotas

Principais indicadores da gestão de frotas

A gestão de frotas exige o monitoramento contínuo de diversos indicadores para garantir que os veículos, motoristas e operações logísticas estejam funcionando de forma eficiente e segura. Abaixo, destacamos os principais indicadores que devem ser acompanhados:

Custo por km rodado

Este indicador ajuda a calcular o custo total de operação da frota por quilômetro percorrido. Ele inclui despesas com combustível, manutenção, salários de motoristas, depreciação dos veículos e outros custos operacionais. Acompanhar esse valor permite otimizar os gastos e melhorar a eficiência operacional.

Taxa de utilização da frota

A taxa de utilização reflete a eficiência com que os veículos estão sendo empregados. Um número baixo de utilização pode indicar que a frota está ociosa ou subutilizada, o que impacta diretamente nos custos. Monitorar este indicador ajuda a ajustar a distribuição e otimizar rotas.

Consumo de combustível

A análise do consumo de combustível por veículo é essencial para identificar oportunidades de redução de custos. Esse indicador deve ser monitorado com o auxílio de sistemas de rastreamento por GPS ou telemetria veicular, que fornecem dados em tempo real sobre a performance do motor e o comportamento do motorista.

Taxa de acidentes e incidentes

Monitorar acidentes é fundamental para avaliar a segurança da frota. A gestão de motoristas e o treinamento contínuo sobre direção defensiva contribuem para reduzir essa taxa. O uso de tecnologias de rastreamento por GPS também pode ajudar a identificar comportamentos de risco, permitindo ações corretivas.

Manutenção e custos de reparo

Os custos de manutenção e reparo devem ser analisados com regularidade para garantir que a manutenção preventiva esteja sendo realizada de forma eficaz. Esse cuidado ajuda a evitar falhas mecânicas inesperadas e prolonga a vida útil dos veículos, além de reduzir custos com reparos emergenciais.

Tempo de entrega

O tempo de entrega é um indicador importante para avaliar a eficiência da logística de frotas. Monitorar esse tempo e otimizar as rotas ajuda a reduzir atrasos e melhorar o nível de serviço ao cliente.

Taxa de cumprimento de prazos

Esse indicador mede o percentual de entregas realizadas dentro do prazo estipulado. Acompanhar essa taxa permite ajustar os processos logísticos e garantir que as operações ocorram dentro das expectativas, aumentando a satisfação dos clientes e a confiabilidade da frota.

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Gestão e manutenção de frotas: tecnologias e como reduzir custos